Secrétaire-réceptionniste - Bilingue
#275895
London, ON, Canada
Description
AN ENGLISH VERSION WILL FOLLOW
Secrétaire-réceptionniste - Bilingue
Un (1) poste permanent à temps plein - 35h/semaine
Lieu de travail : London
Échelle salariale annuelle : 40 200 $ - 48 863 $, avantages sociaux compétitifs, fonds de pension HOOPP
Sous l’autorité de la Directrice du secteur Santé primaire, là où le secrétaire accomplit des tâches de réception et de soutien administratif général.
Responsabilités:
- Accueillir la clientèle à la réception et au téléphone
- Enregistrer les rendez-vous de la clientèle
- Tenir les dossiers de la clientèle à jour
- Recevoir, trier et diffuser le courrier
- Effectuer les saisies de données requises pour les dossiers
- Maintenir l’inventaire des fournitures de bureau et faire les commandes selon les procédures établies
- Classer les documents - Suivre l’arrivée des résultats/rapports par voie électronique ou télécopieur et en assurer la destination au besoin
- Assurer au besoin le suivi des prescriptions des patients auprès des pharmacies
- Fournir tout soutien administratif nécessaire
- Respecter la confidentialité et les lois relatives à la confidentialité
- Participer aux réunions du personnel et aux réunions de secteur
- Appuyer le travail au secrétariat médical au besoin
Aptitudes, expérience et exigences spécifiques:
- Diplôme d’études secondaires
- Cours de secrétariat ou d’informatique considéré comme un atout
- Excellentes connaissances en informatique et maîtrise des technologies bureautiques
- Expérience minimum de deux ans dans un environnement de service à la clientèle et de travail de bureau
- Excellente connaissance parlée et écrite du français et de l’anglais
- Excellente aptitude à la communication avec la clientèle de tous les âges et toutes origines, surtout avec les personnes âgées
- Être disposé/e à travailler selon un horaire variable et à se déplacer pour répondre aux besoins de la clientèle
- Aptitude à travailler de façon autonome et au sein d’une équipe
- Capacité d’adaptation et à gérer plusieurs demandes simultanément
- Sens aigu de la résolution de problèmes et de l’organisation
- Avoir accès à un véhicule automobile et détenir un permis de conduire valide de l'Ontario
Veuillez faire parvenir votre candidature avec lettre de présentation et Curriculum Vitae en français ou en anglais.
Le CSCHN souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Des mesures d'adaptation aux besoins des personnes handicapées sont offertes sur demande par le CSCHN. Nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue pour une entrevue.
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Secretary-Receptionist - Bilingual
One (1) full-time permanent positions - 35 h/week
Location: London
Annual Salary Range: $40,200 - $48,863, excellent benefits, HOOPP pension plan
Under the authority of the Primary Health Services Director, the Receptionist performs reception and general administrative support duties.
Responsibilities:
- Welcome the clientele at the Reception desk and on the telephone
- Confirm and document client appointments
- Maintain client records
- Receive, sort and distribute mail
- Make the required data entries using different systems
- Maintain an inventory of office supplies and place orders according to established procedures
- Filing documents – Manage results and reports received by e-fax and notify the provider as appropriate.
- Handle prescription requests from pharmacies
- Provide all necessary administrative support to the Health Centre teams
- Respect confidentiality and laws pertaining to privacy/confidentiality
- Participate in staff and sector meetings
- Support the work of the medical secretary as required
Education, Experience and Specific Requirements:
- High school diploma
- Secretarial or IT courses considered an asset
- Excellent knowledge of IT and office related technologies
- Minimum two years' experience in a customer service and office work environment
- Excellent knowledge of oral and written French and English
- Excellent communication skills with clients of all ages and backgrounds, especially with senior populations
- Be willing to work flexible hours to meet the needs of clients
- Ability to work independently and as part of a team
- Ability to adapt and manage time conflicting priorities
- Strong problem-solving and organizational skills
- Have access to a motor vehicle and hold a valid Ontario driver's license
Please send us your cover letter and resume in French or English.
The CSCHN is committed to the principle of equal access to employment. Accommodations are available upon request. Only those selected for an interview will be contacted.