Agent(e) à l'accueil - Services en santé mentale
#231711
Welland, ON, Canada
Description
AN ENGLISH VERSION WILL FOLLOW
Agent(e) à l’accueil – Services en santé mentale
1 Poste à contrat - temps plein (Avril 2025 - Juin 2026)
Lieu de travail : Welland
Salaire annuel : 44 400 $ - 53 968 $, excellents avantages sociaux
Responsabilité générale
Sous le leadership de la directrice de l'équipe en santé mentale la travailleuse l’accueil services en santé mentale accomplit les tâches administratives générales reliées à l’accueil de la clientèle et au soutien des professionnels en santé mentale (SME/SMEJ/IPC)
Responsabilités spécifiques
- Recevoir et trier les nouvelles références des médecins de famille/infirmier(ère)s praticien(ne) (externe/interne), des conseils scolaires, de Contact Niagara, ouvrir les dossiers clients dans le système de DME (dossiers médicaux électroniques) et tous autres documents internes pertinents;
- Effectuer le premier appel téléphonique aux clients pour introduction au programme IPC/SMA/SMEJ, compléter le questionnaire initial pour SMA/IPC/SMEJ, vérifier leurs coordonnées, inscrire les informations de base dans le système DME, effectuer les saisies de données requises pour les dossiers électroniques, ajouter les clients sur la liste d’attente et/ou leur fournir les ressources appropriées et/ou faciliter les références vers d’autres services;
- Gérer la liste d’attente pour service avec les travailleurs d’approche et/ou thérapeutes dans les trois programmes.
- Assurer une communication continue avec les médecins de famille/infirmier(ère) praticien(ne), CN et conseils scolaire, fournir toute mise à jour importante ou autre ressource pertinente;
- Accueillir la clientèle du Centre de santé, cliniques médicales ou partenaires communautaires par téléphone, répondre aux demandes de renseignements généraux, acheminer les appels aux intervenants ou prendre les messages;
- Préparer les trousses d'information et formulaires d’enregistrement destinées aux clients;
- Tenir à jour la liste des ressources disponibles à l'interne et dans la communauté;
- Enregistrer les rendez-vous de la clientèle, tenir les dossiers de la clientèle à jour;
- Recevoir, trier et diffuser le courrier/fax électroniques; assurer les envois postaux ordinaires ou recommandés aux clients;
- Classer les documents et assurer annuellement l'archivage des dossiers inactifs selon la procédure en vigueur;
- Maintenir un stock suffisant de fournitures de bureau ou objets promotionnels, en tenir l’inventaire et faire les commandes selon les procédures établies;
- Fournir un soutien administratif a la directrice des programmes en santé mentale, aux travailleurs d’approches et thérapeutes en santé mentale aux équipes du centre de santé selon les directives de la directrice du secteur;
- Participer et appuyer la coordonnatrice avec l’organisation des réunions du personnel et réunions de secteur;
- Appuyer le travail de la secrétaire médicale et de la réceptionniste au besoin;
- Mettre en pratique les valeurs et les croyances du CSC ;
- Protéger sa propre santé et sécurité en respectant la loi et en adoptant les politiques et les méthodes de travail sécuritaires du Centre de santé ;
- Toute autre tâche connexe jugée nécessaire par la directrice
Aptitude et expérience
- Excellentes compétences en informatique et maîtrise des technologies bureautiques;
- Excellente aptitude à la communication en français avec la clientèle de tous âges et toutes origines, excellente maîtrise de l'anglais;
- Aptitude à travailler de façon autonome au sein d’une équipe;
- Expérience minimum de 2 ans dans un environnement de service à la clientèle et de travail de bureau;
- Savoir s’adapter, avoir le sens de l’organisation, être capable de gérer plusieurs demandes en même temps, et avoir un sens aigu de la résolution de problèmes;
- Être posée et aimable dans ses relations avec le public;
- Connaissances/expériences en santé mentale/médical est un atout.
Formation / qualifications
- Diplôme d’études secondaires
- Formation en base de données et en secrétariat considérée comme un atout
Veuillez soumettre votre candidature avec une lettre de motivation et un curriculum vitae en anglais ou en français par le 11 avril 2025.
Le CSCHN souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Des mesures d’adaptation aux besoins des personnes handicapées sont offertes sur demande par le CSCHN. Nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue pour une entrevue.
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Intake Worker – Mental Health Services
1 Full time Contract Position (April 2025 - June 2026)
Work location: Welland
Annual Salary: $44,400 - $53,968, excellent benefits
General responsibility
Under the leadership of the Mental Health Team Director, the Intake Worker - Mental Health Services performs general administrative tasks related to customer intake and support for mental health professionals (EMS/SMEJ/IPC).
Specific Responsibilities
- Receive and sort new referrals from family physicians/nurse practitioners (outpatient/inpatient), school boards, Contact Niagara, open client files in EMR system (electronic medical records) and all other relevant internal documents;
- Make the initial phone call to clients to introduce them to the IPC/SMA/SMEJ program, complete the initial questionnaire for SMA/IPC/SMEJ, verify their contact information, enter basic information into the EMR system, perform data entry required for electronic records, add clients to the waiting list and/or provide them with appropriate resources and/or facilitate referrals to other services;
- Manage the waiting list for service with outreach workers and/or therapists in the three programs.
- Ensure ongoing communication with family physicians/nurse practitioners, CNs and school boards, providing any important updates or other relevant resources;
- Greet clients of the Centre de santé, medical clinics or community partners by telephone, answering general inquiries, routing calls to workers or taking messages;
- Prepare customer information kits and registration forms;
- Maintain an up-to-date list of resources available in-house and in the community;
- Record customer appointments, keep customer files up to date;
- Receive, sort and distribute electronic mail/fax; ensure regular or registered mailings to customers;
- File documents and ensure annual archiving of inactive files according to current procedure;
- Maintain an adequate stock of office supplies and promotional items, maintain inventory and place orders according to established procedures;
- Provide administrative support to the Mental Health Program Director, outreach workers and mental health therapists, and to the health center teams, as directed by the Area Director;
- Participate in and support the Coordinator with the organization of staff and sector meetings;
- Support the work of the medical secretary and receptionist as needed;
- Put into practice the values and beliefs of the CHC;
- Protect her own health and safety by respecting the law and adopting the policies and safe working methods of the Health Center;
- Any other related task deemed necessary by the Director.
Aptitude and experience
- Excellent computer skills and mastery of office technologies;
- Excellent communication skills in French with customers of all ages and backgrounds, excellent command of English;
- Ability to work independently as part of a team;
- Minimum 2 years' experience in a customer service and office environment;
- Adaptability, organizational skills, ability to handle several requests at once, and strong problem-solving skills;
- Positive and friendly manner in dealing with the public;
- Knowledge/experience in mental health/medical is an asset.
Training/qualifications
- High school diploma
- Database and secretarial training considered an asset
Please submit your application with a cover letter and curriculum vitae in English or French by April 11th, 2025.
The CSCHN is an equal opportunity employer. Accommodation for persons with disabilities is available upon request. Only those candidates selected for an interview will be contacted.